Архивната дейност в частния сектор в България се регулира от комбинация от нормативни актове, които не се ограничават само до архивното законодателство. Основен нормативен акт е Закон за Националния архивен фонд, който определя задълженията на юридическите лица по отношение на създаваните документи, особено когато те имат потенциална историческа стойност. Към него се добавят:

– Закон за счетоводството – регламентира сроковете за съхранение на финансово-счетоводни документи;

– Закон за защита на личните данни – определя правилата за обработване, съхранение и унищожаване на лични данни;

– Закон за електронното управление – въвежда изисквания към електронните документи и тяхната автентичност и съхранение;

– Общият регламент за защита на данните (GDPR), приложим във всички организации в ЕС.

Тази нормативна многопластовост изисква интегриран подход към архивното управление. Фирменият архив включва всички документи, създадени или получени в процеса на дейност на организацията, независимо от техния носител. Те могат да бъдат:

• счетоводни и финансови документи;
• трудови и кадрови досиета;
• договори и правни актове;
• вътрешни административни документи;
• електронна кореспонденция и дигитални записи.

Ефективното управление на фирмения архив изисква изграждането на вътрешна система, включваща:

• номенклатура на делата – систематизиране на документите по категории;
• правила за съхранение – определяне на срокове според нормативните изисквания;
• процедури за достъп – регламентиране на кой и при какви условия може да използва информацията;
• процедури за унищожаване – контролирано извеждане на документи от архивния фонд след изтичане на срока им.

Съвременната практика все по-често включва използването на системи за електронно управление на документи (EDMS), които осигуряват проследимост, контрол и автоматизация на архивните процеси.

Сроковете за съхранение на документи не са произволни, а са нормативно определени  и след тяхното изтичане се извършва експертиза за ценност, при която се определя дали документите могат да бъдат унищожени или следва да се запазят с архивна стойност.

Практически казуси от архивната дейност в частния сектор

За по-добро разбиране на нормативните изисквания е полезно да се разгледат конкретни практически ситуации от архивната практика в частни организации.

Казус 1: Загуба на счетоводна документация при липса на архивна организация

Среден по големина търговски обект не поддържа структурирана архивна система и съхранява счетоводни документи хаотично, без ясно определени срокове и отговорности. При данъчна проверка част от фактурите и касовите отчети за предходни периоди не могат да бъдат представени.

Последствия:

налагане на административни санкции от данъчните органи;

• непризнаване на част от разходите;
• затруднено доказване на търговски операции.

Извод: Липсата на систематизирано архивиране директно застрашава финансовата и правната сигурност на организацията.

Казус 2: Неправомерно унищожаване на документи с лични данни

В IT компания служител по административно обслужване унищожава „остарели“ клиентски досиета, без да се извърши предварителна експертиза и без съгласуване с вътрешните правила. Впоследствие се установява, че част от документите съдържат данни, необходими за защита при съдебен спор.

Последствия:

• невъзможност за доказване на договорни отношения;
• потенциална загуба на съдебно дело;
• нарушение на изискванията на Закон за защита на личните данни и GDPR принципите за контрол върху обработването и унищожаването на данни.

Извод: Унищожаването на документи без регламентирана процедура може да има правни последици, надхвърлящи административната сфера.

Казус 3: Преход от хартиен към електронен архив без стандартизация

Финансова компания предприема дигитализация на архивите си, като сканира документи без унифицирани метаданни, без класификационна структура и без система за управление на електронни записи (EDMS). След няколко години достъпът до част от информацията става затруднен поради липса на индексиране.

Последствия:

• ниска откриваемост на документи;
• дублиране и несъответствия в архивните единици;
• увеличено време за обслужване на вътрешни и външни запитвания.

Извод: Дигитализацията без архивни стандарти не подобрява, а може да влоши управлението на информацията.

Представените примери показват, че архивирането в частния сектор не е формалност, а критичен елемент от управлението на риска и информацията. Независимо от размера на организацията, липсата на архивна политика или нейното неправилно прилагане може да доведе до правни, финансови и организационни последици.

Материалът Архивиране в частния сектор: нормативна уредба, организация и практики е публикуван за пръв път на Архивистика.

Обучение за придобиване на удостоверение за част от професия „УПРАВЛЕНИЕ НА ИНСТИТУЦИОНАЛНИ И КОРПОРАТИВНИ АРХИВИ“ 

ХИБРИДЕН (ЧРЕЗ ВИРТУАЛНА КЛАСНА СТАЯ И С ОПЦИЯ ЗА ПРИСЪСТВИЕ В ЗАЛА)

10-11 ноември 2025 година

Програма:

1. Професия „Архивист” – Основните професионални ангажименти на специалиста архивист. Ролята на архивиста в рамките на институционалния и фирмения архив.
2. Основни принципи на архивистиката – Класификацията и систематизацията на документалния фонд. Номенклатурата на делата. Вътрешни правила и процедури.
3. Прием – Прием на документи, генерирани в резултат от дейността на звената в ЦУ и клоновата мрежа. Определяне на типовете документи. Прием на електронни документи. Дигитализация. Регистрация на документи на хартиен носител в електронната архивна система. Сроковете за съхранение на документите. Определяне на атрибути за типовете документи. Възможности за интеграция и конфигурация по специфични изисквания.
4. Съхранение – Условия за съхранение на документи на хартиен носител. Архивохранилища, типове архивохранилища. Съхранение на електронни документи. Оборудване, организация и основни функции. Вътрешни правила за съхранение. Стелажни системи.
5. Справочна дейност – Процедури за извършване на справочна дейност. Пълнотекстово търсене. Видео и аудио файлове. Заявки, роли, оторизация и електронни системи. Управление на права. Управление на версии. Използване на AI възможности. Сигурност, оторизации и одит.
6. Унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение – Назначаване на експертна комисия. Екпертиза на ценността на документите. Електронни системи, търсене, нотификация. Унищожаване на неценни документи.
7. Тест

След успешно положен тест участниците в обучението получават Удостоверение за част от професия, издадено от Център за професионално обучение към Международен банков институт

Дата: 10-11 ноември 2025 г. от 9.30ч.

Продължителност: 10 учебни часа (6 учебни часа на 10.11.2025 г. и 4 учебни часа на 11.11.2025 г.)

Място на провеждане:

ВИРТУАЛНА КЛАСНА СТАЯ И С ОПЦИЯ ЗА ПРИСЪСТВИЕ В ЗАЛА (Учебен център на Международен банков институт: София, ул. „Бачо Киро“ №49 – вход откъм ул. „Св. Св. Кирил и Методий“)

Такса за участие:

Такса за участие без ДДС (ДДС не е дължим): 250 лева (127.82 EUR).

При записване на 2-ма и повече участници от една банка/институция таксата с отстъпка е в размер на 240 лева (122.71 EUR) на участник без ДДС, като ДДС не е дължим.

Таксата за участие се превежда по банковата сметка на МБИ, като изрично се посочи темата на семинара.

Банкова сметка на МБИ ООД:

Централна кооперативна банка

Клон “Дондуков”

Сметка:

BG24 CECB 9790 1041 5874 00

BIC код: CECBBGSF

Заявка за участие можете да изпратите на следните e-мейли:

milena.nikolova@ibi-bg.com

ibi@ibi-bg.com

peter.ivanov@ibi-bg.com

или през сайта на Международен банков институт www.ibi-bg.com

МОЛЯ, ОБЪРНЕТЕ ВНИМАНИЕ!

ПРИ ОТКАЗ НА ЗАЯВЕНО УЧАСТИЕ 3 и по-малко работни дни преди началото на семинар, заявителят дължи 50% от таксата за участие. При НЕЯВЯВАНЕ на записан участник, заявителят дължи 100% от таксата за участие.

Материалът Обучение на тема: „УПРАВЛЕНИЕ НА ИНСТИТУЦИОНАЛНИ И КОРПОРАТИВНИ АРХИВИ“ е публикуван за пръв път на Архивистика.

Материалът Светли празници! е публикуван за пръв път на Архивистика.

В него могат да участват ученици от 1-ви до 12-ти клас. Класирането ще се извърши в три възрастови групи, както следва:

I-ва група – ученици от 1-ви до 4-ти клас;

II-ра група – ученици от 5-ти до 7-ми клас;

III-та група – ученици от 8-ми до 12-ти клас;

Условията:

1. Рисувате картина с избрани от вас материали;
2. Заснемате я;
3. Изпращате снимката на konkursprikazni@abv.bg, като задължително добавяте име, фамилия и възраст на автора;
4. Всяко произведение ще бъде публикувано на фейсбук страницата Din-Yo според реда на получаване, за да събира харесвания!

Класирането:

1. Първите пет автора от всяка категория, събрали най-голям брой харесвания, ще получат подаръци.
2. Жури ще определи победител от всяка категория, който ще получи специална награда.

Нашите приятели от Лиса и Мечо ще връчат една специална и две поощрителни НАГРАДИ, на участници останали извън фейсбук класирането.

Отделно от конкурсната програма, нашите приятели от Лиса и Мечо ще връчат – Една специална и две поощтрителни награди.

Гласуване:

В първите пет места от всяка категория ще влязат онези, които са получили най-много положителни реакции на своята картина в страницата Din-Yo https://www.facebook.com/Din.Yoofficial/, като ще бъдат зачитани само лайкове на хора, ПОСЛЕДВАЛИ страницата!

Начало на конкурса: 06.07.2024 г.

Краен срок за изпращане на творбите: 31 август 2024 г. 23:59 ч.

Краен срок за гласуване: 15 септември 2024 г. 23:59 ч.

Изпращайте своите произведения тук: (konkursprikazni@abv.bg) и не забравяйте да добавите име, фамилия и възраст на участниците.

Успех на всички!

Материалът Конкурс за рисунка на тема: „Любими приказни герои“. е публикуван за пръв път на Архивистика.